Paragraaf Bedrijfsvoering

Deze paragraaf gaat over hoe we onze bedrijfsvoering hebben ingericht. Onze inspanningen om de dienstverlening aan inwoners en bedrijven te verbeteren, zijn beschreven in het Programma Algemeen Bestuur. In deze periode baseren we onze bedrijfsvoering op het beleidsakkoord 2022-2026: "We doen het samen!", met de nadruk op dienstverlening en digitalisering.

We werken in een complexe omgeving en tijd waarin veel verandert. Waarbij veel opgaven op ons afkomen. Onze organisatie moet veerkrachtig zijn om hierin mee te kunnen bewegen, zodat we ons op tijd kunnen aanpassen. Dit kan alleen als we in- en extern in verbinding staan en samenwerken met onze omgeving.

De gemeente Best stelde de visie "Graag en op maat 2.0" op. Daarin stellen we de dienstverlening aan onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties centraal. Het Programma Dienstverlening gaf ook in 2024 uitvoering aan deze visie. Het uitgangspunt "de inwoner centraal" heeft impact op hoe we ambtelijk en bestuurlijk samenwerken.

Vanaf 1 januari 2024 werkten we binnen de vernieuwde aansturing- en organisatiestructuur gericht op meer integraal samenwerken. Om dit te faciliteren zijn beleid en uitvoering dichter bij elkaar gebracht, waardoor er minder overdrachtsmomenten zijn. De mensgerichte benadering is ingevuld door voor elk team een teamleider in te zetten, met eerste focus op en aandacht voor de collega's. We richtten ons op het creëren van een positieve cultuur én ondersteunden collega's actief bij hun persoonlijke en professionele groei door opleiden en ontwikkelen te stimuleren. Workshops werkgeluk en vitaliteit hadden plaats in de hele organisatie om dit mede aan te wakkeren.

De strategiekaart uit 2023 en de geformuleerde "uitgangspunten organisatie-inrichting gemeente Best" zijn leidend voor het ontwikkelen van de P&O strategie 2024-2026. De P&O strategie is opgesteld vanuit een mensgerichte focus en uitgewerkt in een jaarplan (uitvoeringsplan). Enkele onderdelen uit de P&O strategie die in 2024 uitgevoerd of geïnitieerd zijn:

Arbeidsmarkt - Werving & Selectie

In 2024 startten we met een arbeidscampagne 'Je carrière op z'n Best' met foto's van eigen collega' s, aangepaste vacatureteksten en specifieke wervingskanalen. We hebben enkele moeilijk invulbare vacatures (volgens VNG) kunnen vervullen onder andere door middel van het aanbieden van traineeships of zij-instromers waarbij kandidaten naast een opleiding direct bij ons aan het werk kunnen.

Duurzame inzetbaarheid

Duurzame inzetbaarheid is een belangrijk onderdeel van onze P&O strategie. Om medewerkers te werven en te behouden steken we in op goed werkgeverschap, vitaliteit en werkplezier van onze medewerkers. We hebben ingezet op het op peil brengen/houden van de fysieke- en mentale gezondheid van onze medewerkers door middel van workshops. Voor een management developmentprogramma deden we de eerste opdrachten uit en zetten de eerste stappen hierin.

Managementinformatie

De resultaten en analyses van diverse (landelijke) onderzoeken waar we aan deelnamen, denk aan Waar staat je Gemeente en Vensters voor Bedrijfsvoering, gaven ons inzichten om verder te verdiepen op benodigde informatie om beter richting te kunnen geven aan de bedrijfsvoering van de gemeente ten behoeve van de dienstverlening. Ook is hiervoor de inrichting van het nieuwe personeelssysteem meer op gebaseerd.

Vernieuwing personeels- en salarissysteem

De voorbereiding en implementatie van een nieuw systeem (AFAS) werden afgerond, zodat we per 1-1-2025 hiermee aan de slag kunnen.

Loonkosten

Uit deze tabel blijkt dat de werkelijke loonkosten 2024 € 2.298.000 lager zijn dan begroot. Dit komt doordat diverse vacatures (nog) niet zijn ingevuld. Deze vacatureruimte is vervolgens gebruikt om tijdelijke inhuurkrachten flexibel in te zetten. Dit zie je terug in onderstaande tabel

Inhuur

De totale kosten voor externe inhuur over 2024 bedragen € 4.8 miljoen. Deze uitgaven betaalden we uit vrijgekomen vacatureruimte (onderuitputting) en uit bestaande budgetten die de raad beschikbaar stelde. In 2024 was voldoende dekking aanwezig voor externe inhuur.

Samengevat betekent bovenstaande het volgende:

De loonkosten namen in 2024 met € 1.8 miljoen toe ten opzichte van de loonkosten 2023.

Het Rijk stelde een aantal beleidsindicatoren verplicht. Beleidsindicatoren die betrekking hebben op een inhoudelijk programma zijn in het programma opgenomen. Deze beleidsindicatoren hebben een relatie tot de bedrijfsvoering en zijn opgenomen in onderstaande tabel:

Best is “Slimme Volger” op het gebied van Informatisering & Automatisering

Informatie en gegevens zijn cruciale elementen in de bedrijfsvoering van elke overheidsorganisatie. Het leveren van een goede dienstverlening aan inwoners, bedrijven en ketenpartners (binnen de wettelijke eisen en kaders) kan niet zonder goede informatievoorziening (IV) en inzet van ICT. Informatie, gegevens en ICT zijn voor de hedendaagse overheidsorganisaties dan ook belangrijke strategische bedrijfsmiddelen, net als mensen, geld en tijd. Met name de ontwikkelingen op het gebied van ICT en digitalisering gaan zo snel, dat ook gemeente Best in een steeds hoger tempo voor nieuwe kansen, vraagstukken en afwegingen komt te staan. Best hanteert de strategie om een slimme volger te zijn op het gebied van digitale innovaties. Wij maken gebruik van opgedane ervaringen van andere organisaties en geven daarmee op een efficiënte manier invulling aan nieuwe ontwikkelingen. Dit past bij de omvang en mogelijkheden van onze gemeente.

Digitaal werken en bereikbaarheid

Als het gaat om digitaal werken kiest de gemeente Best voor zoveel mogelijk standaardiseren. Dat wil zeggen:

• We volgen landelijke en Europese standaarden zoals de Digitale Agenda Gemeenten en Digital Decade;
• We maken gebruik van standaardsoftware uit de Cloud, tenzij maatwerk noodzakelijk is;

Acties in 2024

Gemeente Best hanteert de dienstverlening aan de inwoners en organisaties als uitgangspunt voor de inrichting van de informatievoorziening (IV), want informatie is van iedereen. Naast de dienstverlening zijn ook andere kaders van invloed op de IV, zoals wettelijke verplichtingen, architectuur, informatiebeveiliging en privacy.

We zetten in op een verdere doorontwikkeling en digitalisering van de organisatie en de dienstverlening. Dit hebben we gedaan door ons voor te bereiden op genoemde standaarden en het implementeren en uitvoeren van diverse wetgeving zoals Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv), de Wet digitale overheid (Wdo) en de Wet open overheid (Woo). Door deze wetgevingen integraal in beeld te brengen en op te pakken creëerden we overzicht en samenhang in de vele wettelijke verplichtingen. De omvang van deze verplichtingen en verdere digitalisering bracht veel inzichten, onder meer urgentiebesef. Dit heeft geleid tot het initiëren van het programma "Digitaal werken".

Digitale data en systemen zijn overgebracht naar een Cloud-omgeving. Alle medewerkers van de organisatie hebben een training digitale basisvaardigheid kunnen volgen om nog professioneler met digitale vernieuwingen om te kunnen gaan binnen hun functies.

We hebben het verzenden van post verder gedigitaliseerd. Het is nu mogelijk om poststukken direct digitaal aan te leveren bij de postbezorger.

Als gemeente hebben we een grote verantwoordelijkheid waar het gaat om het op orde hebben van onze informatiebeveiliging. Informatiebeveiliging is het proces van vaststellen van de vereiste beveiliging van informatiesystemen in termen van vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit. Maar het gaat ook over het treffen, onderhouden en controleren van een samenhangend pakket van bijbehorende maatregelen. Het blijven werken aan de borging van informatiebeveiliging en privacy binnen de organisatie is een must. Zo blijven we voldoen aan wet- en regelgeving, waaronder Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), Wet Basisregistratie Personen (BRP), Wet open overheid (Woo), Wet Suwi, Wet Eenmalige Gegevensuitvraag, Wet politiegegevens (Wpg) en de Archiefwet.

Acties 2024

Ook dit jaar hebben we geïnvesteerd in onze digitale infrastructuur en in kennis en expertise van onze medewerkers op het gebied van privacy en informatiedeling. Door campagnes en voorlichtingssessies hebben we medewerkers bewust gemaakt van risico’s en hoe deze te minimaliseren. We ondersteunden bij het veilig en privacybewust (security & privacy by design) inrichten van processen.

Via interne en externe audits monitoren we de mate van beveiliging. De meeste audits zijn gebundeld in ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit). Met deze audit legden we verantwoording af aan de gemeenteraad en centrale toezichthouders, zoals het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Ook hebben we een interne privacy audit op de Wet politiegegevens (Wpg) uitgevoerd. Hierbij zijn een aantal aandachtspunten naar voren gekomen die verder worden uitgewerkt.

Tijdelijke huisvesting gemeentekantoor

In 2023 maakten we een pas op de plaats met het project Samen gaan. Aanleiding was het verzoek van de gemeente Oirschot om een verkenning voor een mogelijke fusie te bespreken.

In juni 2024 nam het college een voorgenomen besluit om geen investeringen meer te doen in het niet monumentale deel van het huidige gemeentekantoor. En om te verhuizen naar een andere locatie op een bedrijventerrein. Daarnaast besloot het college dat de dienstverlening van de gemeente in het centrum gehuisvest blijft.

In september maakten we een plan van aanpak voor de tijdelijke huisvesting van ons gemeentekantoor. Als eerste stelden we de uitgangspunten voor de huisvesting van ons gemeentekantoor op, waaronder de uitgangspunten voor dienstverlening, de werkomgeving van onze medewerkers en bouwkundige en klimaat technische eisen. We bepaalden welke onderdelen van onze dienstverlening we huisvesten in het (locaties Bestwijzer en de monumentale oudbouw). Daarnaast verkenden we in 2024 de markt van potentiële kantoorlocaties (voor de huisvesting de rest van de organisatie inclusief college en griffie).

Omdat de geconstateerde afwijkingen onder de verantwoordings- en rapportagegrens blijven worden deze niet verder toegelicht in deze paragraaf. Deze onderbouwing is wel terug te vinden onder het betreffende programma (voor de exploitatiebudgetten) en in de bijlages investeringskredieten en reserves en voorzieningen.

Onderzoeken naar doeltreffendheid en doelmatigheid [Gemeentewet artikel 213a]
In de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid staat dat het college jaarlijks twee bedrijfsprocessen moet onderzoeken. In 2024 voerden we twee onderzoeken uit. Eén op het gebied van ‘Optimaliseren post verzenden’ en één naar 'Optimaliseren WOO-proces'. Alle verbeteracties die hieruit voorkomen zijn afgerond.

Wet open overheid

De Wet open overheid (Woo) regelt het recht op informatie over alles wat de overheid doet. Het is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Woo is bedoeld om overheid nog transparanter te maken door verplicht informatie actief openbaar te maken.

Om de implementatie van de Woo te ondersteunen zijn er financiële middelen beschikbaar gesteld. Deze hebben we in 2024 besteed aan een projectleider Woo (voor actieve openbaarmaking), het aanpassen van processen en systemen van de organisatie, de training van medewerkers en licentiekosten van slimme software voor het anonimiseren van privacygevoelige informatie uit documenten die openbaar gemaakt dienen te worden.

Start actieve openbaarmaking

In 2024 is een nulmeting uitgevoerd waarbij de stand van zaken voor de implementatie in kaart is gebracht en is gestart met actieve openbaarmaking. Vanaf 1 november 2024 bestaat namelijk de verplichting om de eerste vijf informatiecategorieën actief openbaar te maken via de landelijke Woo-index. In verband met de verplichte actieve openbaarmaking vonden er verschillende gesprekken plaats met marktpartijen die brede oplossingen aanbieden voor het actief openbaar maken van publieke overheidsinformatie.

Aantal verzoeken in 2024

Het aantal Woo-verzoeken in 2024 is ongeveer gelijk aan het aantal in 2023 (tussen de 10 en 20). Er is steeds op tijd op Woo-verzoeken gereageerd. Hierdoor zijn onze inwoners en/of andere geïnteresseerden snel aan informatie gekomen.

Juridische kwaliteit

We hadden in 2024 oog voor juridische kwaliteitszorg. Zo organiseerden we verschillende opleidingen en trainingen voor onze medewerkers en is er blijvend aandacht geweest voor het optimaliseren van processen. In 2024 waren er geen situaties waarbij we het instrument ‘mediation’ nodig hadden om problemen op te lossen, maar we hebben wel steeds onderzocht of mediation een optie kon zijn. Een paar keer wijzigden we een besluit nadat iemand een bezwaarschrift indiende. Hierdoor was het in sommige gevallen niet meer nodig om de hele bezwaarprocedure te volgen, omdat het bezwaar werd ingetrokken. Er werd aangesloten bij het cultuurtraject: ‘Werken volgens de bedoeling’. Daarnaast hebben we in 2024 meegewerkt aan een onderzoek van de rekenkamer dat gaat over het behandelen van bezwaarschriften en klachten.