Paragraaf Bedrijfsvoering

In deze paragraaf gaat het over de inrichting van de bedrijfsvoering. Inspanningen voor de verbetering van onze dienstverlening aan inwoners en bedrijven zijn beschreven in het Programma Algemeen Bestuur. We gaan in onze bedrijfsvoering uit van het beleidsakkoord 2022-2026: "We doen het samen!", onze visie op dienstverlening "Graag en op maat 2.0" en (wettelijke) ontwikkelingen op gebied van informatie en digitalisering.

Vanaf 1 januari 2024 werken we in een vernieuwde aansturings- en organisatiestructuur. De manier waarop we samenwerken gaat echter verder dan de inrichting van de organisatie. Dit is onderdeel van het ontwikkeltraject dat we in 2025 hebben voortgezet.

Dit organisatie ontwikkeltraject richtte zich op meer integraal samenwerken, over de grenzen van teams, afdelingen of zelfs de organisatie heen, in het kader van voorbereiding voor de herindeling met Oirschot. In een ontwikkelgerichte cultuur, gebaseerd op vertrouwen, verbinding en vakmanschap. We richtten ons op het creëren van een positieve cultuur én ondersteunden medewerkers actief bij hun persoonlijke en professionele groei. Onderdelen hierin die in 2025 opgeleverd zijn:

• leiderschapsontwikkeling: er is een visie op leiderschap opgesteld en een start van een ontwikkelingsprogramma leiderschap uitgevoerd
• domein- en teamontwikkeling: diverse momenten met specifieke groepen medewerkers opgezet en uitgevoerd
• evaluatie structuur: een pragmatische evaluatie van de huidige structuur is uitgevoerd met analyse voor vervolgstappen
• werkgeluk en vitaliteit: workshops en trainingen zijn georganiseerd in kader van summerschool en weken van de vitaliteit

Het HR jaarplan 2025 is opgesteld als uitwerking van de HR strategie met een uitvoeringsplan. Enkele onderdelen hieruit worden hieronder kort beschreven. Een uitgebreid beeld op gebied van mens en organisatie Gemeente Best 2025 is te vinden in het eerste sociaal jaarverslag.

Strategisch personeelsplan

In enkele teams is in 2025 een personeelsplan gemaakt met nadruk op de personele bezetting, nu en in de toekomst.

Arbeidsmarkt - Werving & Selectie

Arbeidskrapte speelde ook voor ons als gemeentelijke organisatie in 2025. Vacatures zijn moeilijk te vervullen. Dit leidt tot bezettingsproblematiek, steeds weer inwerken van nieuwe medewerkers (werkdruk), kennisverlies door het vertrek van medewerkers en hogere kosten van inhuur. Eind 2023 startten we met het verstevigen van onze arbeidsmarktcommunicatie. In 2025 is verder uitvoering gegeven aan het meerjarig plan onder andere met bijeenkomsten voor leidinggevenden, nieuwe medewerkersfoto's en vacature teksten.

Duurzame inzetbaarheid

Om medewerkers te werven en te behouden steken we in op goed werkgeverschap, vitaliteit en werkgeluk. We zetten activiteiten en hulpmiddelen in voor op peil brengen/houden van de fysieke- en mentale gezondheid van onze medewerkers. We richtten ons in 2025 op specifieke leeftijdsgroepen en hun behoeften en interesses, zo hebben we summerschool activiteiten georganiseerd en 2 'weken van de vitaliteit' met trainingen en workshops.

Vernieuwing personeels- en salarissysteem

Per 1 januari 2025 is AFAS als nieuw personeels- en salarissysteem geïmplementeerd. De uitgangspunten van onze visie op de organisatie en (interne) dienstverlening zijn leidend geweest bij de inrichting van dit systeem. Net als de principes van Werken op z'n Best, waarbij verantwoordelijkheden laag in de organisatie liggen en administratieve lasten zo min mogelijk zijn omdat we uitgaan van vertrouwen. Collega's hebben dit systeem positief ontvangen.

Loonkosten

Uit deze tabel blijkt dat de werkelijke loonkosten 2025 € 4.224.000 lager zijn dan begroot. Dit komt doordat diverse vacatures (nog) niet zijn ingevuld. Deze vacatureruimte is vervolgens gebruikt om tijdelijke inhuurkrachten flexibel in te zetten. Dit zie je terug in onderstaande tabel.

Inhuur

De totale kosten voor externe inhuur over 2025 bedragen € 5,6 miljoen. Deze uitgaven betaalden we uit vrijgekomen vacatureruimte (onderuitputting) en uit bestaande budgetten die de raad beschikbaar stelde. In 2025 was voldoende dekking aanwezig voor externe inhuur.

Samengevat betekent bovenstaande het volgende:

De loonkosten namen in 2025 met € 2,0 miljoen toe ten opzichte van de loonkosten 2025.

Het Rijk stelde een aantal beleidsindicatoren verplicht. Beleidsindicatoren die betrekking hebben op een inhoudelijk programma zijn in het programma opgenomen. Deze beleidsindicatoren hebben een relatie tot de bedrijfsvoering en zijn opgenomen in onderstaande tabel:

Best is “slimme volger” op het gebied van Informatisering & Automatisering

Informatie en gegevens zijn cruciale elementen in de bedrijfsvoering van elke overheidsorganisatie. Binnen de wettelijke eisen en kaders leveren van goede dienstverlening, aan inwoners, bedrijven en ketenpartners, kan niet zonder goede informatievoorziening (IV) en inzet van ICT. Informatie, gegevens en ICT zijn voor overheidsorganisaties belangrijke strategische bedrijfsmiddelen, net als mensen, geld en tijd.

Met name de ontwikkelingen op het gebied van ICT en digitalisering gaan zo snel, dat ook gemeente Best in een steeds hoger tempo voor nieuwe kansen, vraagstukken en afwegingen komt te staan. Best hanteert de strategie om een slimme volger te zijn op het gebied van digitale innovaties. Wij maken gebruik van opgedane ervaringen van andere organisaties en geven daarmee op een efficiënte manier invulling aan nieuwe ontwikkelingen. Dit past bij de omvang en mogelijkheden van onze gemeente.

Digitaal werken en bereikbaarheid

Als het gaat om digitaal werken kiest de gemeente Best zoveel mogelijk voor standaardiseren. Dat wil zeggen:

• Aansluiten bij landelijke standaarden en de Digitale Agenda Gemeenten 2028 van de VNG
• Gebruik maken van standaardsoftware uit de Cloud, tenzij maatwerk onderbouwd noodzakelijk is
• Zorgdragen voor een moderne werkplek; medewerkers werken met een smartphone en een laptop om plaats- en tijdonafhankelijk met noodzakelijke informatie te kunnen werken
• Digitale toegankelijkheid en -dienstverlening verder optimaliseren waar het kan voor het verhogen van de servicegerichtheid.

Wat hebben we in 2025 gedaan

De wereld digitaliseert. Gemeente Best heeft stappen gezet om te voldoen aan de huidige en nieuwe wetgeving rondom veilig digitaal verkeer, opslag en archivering. Wij hebben verder gewerkt aan optimalisering van de digitale dienstverlening van gemeente Best aan haar inwoners, ondernemers en partners, als uitgangspunt voor de inrichting van de IV-functie. IV is een onderdeel van deze dienstverlening, want informatie is van iedereen. Naast de dienstverlening waren ook andere kaders van invloed op de IV-functie, zoals wettelijke verplichtingen, architectuur, informatiebeveiliging en privacy.

Diverse archiefprojecten; Tweejaarlijks wordt een audit door het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) gehouden om te toetsen in hoeverre we voldoen aan de Archiefwet. Naar aanleiding van het inspectieverslag van het RHCe is er een verbeterplan opgezet om informatie beter te beheersen, en waar nodig duurzaam en toegankelijk te maken. Er is gewerkt aan een overzicht archiefbescheiden, zaakgericht archiveren binnen Corsa en een kwaliteitssysteem informatievoorziening dat inmiddels is opgeleverd. In 2025 is gewerkt aan het bewerken en overbrengen van bouwblokvergunningen van periode 1990 tot 2000. Deze zijn eind 2025 overgebracht naar het RHCe en daarmee is een verbeterpunt uit de audit succesvol afgerond.

Meer regie door data gedreven te werken: De gemeente is de grootste bronhouder en verzamelaar van informatie over en uit de gemeente. Actuele en adequate sturingsinformatie is van groot belang om ontwikkelingen te signaleren, bij te sturen en beleid op te formuleren. Het aanbieden en verder ontsluiten van deze (stuur)informatie via een dashboard met eigen gegevens is een belangrijke doelstelling. In overleg met de business hebben we diverse dashboards met stuurinfo ontwikkeld zoals: Inhuur dashboard, dashboard Wmo en Jeugd en dashboard Handhaving, Toezicht en Veiligheid.

Doorontwikkeling digitale producten; digitaal is de norm. De informatiesamenleving verandert snel en ook in 2025 zijn we verder gegaan met het digitaliseren en optimaliseren van onze processen. Dit jaar hebben we geïnvesteerd in nieuwe digitale producten en diensten via de gemeentelijke website, zoals nieuwe e-formulieren en de uitrol van het participatieplatform. Microsoft365 is met MS Teams verder uitgerold voor alle medewerkers. Om de ontwikkelingen in de digitale wereld bij te blijven zijn ook de mogelijkheden onderzocht waarbij Artificial Intelligence (AI) kon worden ingezet. Door het ontwikkelen en aanbieden van trainingen in MS Teams én AI (MS Copilot) is er gewerkt aan het verhogen van de digitale vaardigheid van medewerkers en bestuurders. Daarnaast hebben we ook inspanningen geleverd op andere vlakken, zoals het digitaal aanbieden van gemeentelijke diensten als uitvloeisel van de wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) en het verder digitaliseren van de uitgaande poststroom.

Net als voorgaande jaren hebben we in 2025 gewerkt aan het borgen van informatiebeveiliging en privacy binnen de gemeente. Dit doen we om blijvend te voldoen aan de BIO, AVG, BRP, Woo, SUWI, Wet Eenmalige Gegevensuitvraag, Wpg en de Archiefwet. Inwoners en medewerkers moeten erop kunnen vertrouwen dat wij zorgvuldig en veilig met gegevens omgaan.

In 2025 zijn opnieuw belangrijke stappen gezet om onze informatievoorziening te versterken en onze digitale weerbaarheid te verhogen. Daarnaast is geïnvesteerd in bewustwording van medewerkers, procesverbeteringen en de kwaliteit van governance en compliance.

Belangrijkste activiteiten in 2025

Versterken van digitale weerbaarheid

• We hebben een nieuwe pentest voorbereid om kwetsbaarheden te ontdekken en aan te pakken.
• De basismaatregelen zijn verder aangescherpt volgens de laatste dreigingen en de BIO-normen.
• We hebben monitoring en responsdiensten doorontwikkeld om snel te kunnen reageren op beveiligingsincidenten.
• We zijn gestart met voorbereidingen voor de NIS2-verplichtingen, zoals risicobeoordelingen.

Verbetering van privacy- en gegevensbeschermingsprocessen

• We hebben gewerkt aan een nieuw systeem voor het verwerkingsregister
• De procedures rond datalekken en het actualiseren van het verwerkingenregister zijn bijgewerkt en nieuwe inzichten zijn verwerkt

Audits en verantwoording

• Alle ENSIA-onderdelen zijn uitgevoerd en afgerond, waaronder DigiD en Suwinet.
• Interne en externe Wpg-audits zijn uitgevoerd, inclusief het verzamelen van documentatie en verwerken van bevindingen.
• Voor verschillende systemen zijn auditvoorbereidingen opgeleverd.

Bewustwording en scholing medewerkers

• We hebben sessies en trainingen georganiseerd over gegevensdeling, phishing, datalekken en privacyrechten.
• De interne communicatie over informatiebeveiliging en privacy is uitgebreid met onder andere publicaties en tips.

Governance, beleid en organisatie

• De functie van Functionaris Gegevensbescherming (FG) is structureel uitgebreid voor betere gegevensbescherming.
• Het privacybeleid is geactualiseerd voor de periode 2025-2028
• Het strategisch informatiebeveiligingsbeleid voor 2026-2029 is verder ontwikkeld.
• Verbetermaatregelen uit het IB-jaarplan zijn uitgevoerd en de voortgang is gerapporteerd.
• We stelden een privacyverklaring voor medewerkers op, waarin staat welke persoonsgegevens van medewerkers gemeente Best als werkgever mag verwerken en voor welke doelen.

In 2025 onderzochten we een aantal locaties voor de tijdelijke huisvesting van onze dienstverlening en kantooromgeving. De tijdelijke huisvesting van onze kantooromgeving op het bedrijventerrein bleek niet haalbaar.

Het onderzoek naar de huisvesting van onze dienstverlening (herinrichting Bestwijzer) zetten we voort. We onderzochten of we de gemeentelijke clusters Wmo, Jeugd en Participatie samen met de huidige partners onder één dak kunnen huisvesten. Eind 2025 stemde het college in met de voorgestelde herinrichting van Bestwijzer en gaf de raad het benodigde krediet vrij.

Het kantoorgedeelte en Burgerzaken blijven voorlopig gehuisvest aan het Dorpsplein. Het gebouw voldoet echter niet meer aan de eisen op het gebied van (brand)veiligheid en gezondheid. Eind 2025 brachten we de problemen en mogelijke oplossingen in beeld. Ook hiervoor gaf de raad deels het benodigde krediet vrij.

Omdat de geconstateerde afwijkingen boven de verantwoordings- en rapportagegrens komen worden deze hieronder toegelicht.

Op 4 programma's zit een overschrijding op rechtmatigheid. De belangrijkste overschrijdingen zijn toegelicht in de programma's. Behalve gebrekkig budgetbeheer is er geen eenduidige oorzaak te benoemen. Als beheersmaatregel dient er strakker budgetbeheer gevoerd te worden door de budgethouders, daaruit volgend moet tijdig, voldoende financieel bijgesteld worden zodat overschrijdingen in de programma's worden voorkomen.

Binnen het voorwaardencriterium (dossiers die ten onrechte niet Europees zijn aanbesteed) zit de onrechtmatigheid vooral op externe inhuur. Als beheersmaatregel is voorgesteld om de afgesproken werkwijze met de inhuurdesk te volgen.

Onderzoeken naar doeltreffendheid en doelmatigheid [Gemeentewet artikel 213a]

In de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid staat dat het college jaarlijks twee bedrijfsprocessen moet onderzoeken. In 2025 voerden we twee onderzoeken uit. Eén op het gebied van ‘Optimalisatie verzekeringsdossiers’ en één naar 'Procesmanagementrollen'. Alle verbeteracties uit de Optimalisatie verzekeringsdossiers zijn afgerond. Drie van de vier voorgestelde verbeteracties die zijn voortgekomen uit de procesmanagementrollen zijn inmiddels ook afgerond. De laatste aanbeveling hangt samen met de nog aan te schaffen procesmanagementtool en volgt op een later tijdstip.

Wet open overheid

De Wet open overheid (Woo) is gericht op het vergroten van transparantie en toegankelijkheid van overheidsinformatie en draagt daarom bij aan het versterken van het vertrouwen tussen burgers en het gemeentelijk bestuur. De Woo is opgebouwd rond drie pijlers, namelijk: een actieve openbaarmakingsplicht voor 11 categorieën aan documenten (die nog niet volledig in werking is getreden), een inspanningsverplichting voor andere documenten, en passieve openbaarmaking op verzoek.

Een centraal aspect van de Woo is de vereiste om onze informatiehuishouding op orde te brengen en digitale overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te maken. Dit sluit aan bij de Archiefwet 1995, die bepaalt dat overheidsbescheiden goed geordend en toegankelijk moeten worden bewaard.

De verplichting om informatie actief openbaar te maken is nog niet in werking getreden, maar treedt de komende jaren gefaseerd in werking. We streven ernaar om de Woo naar de bedoeling uit te voeren en ons verder te ontwikkelen als een open en transparante overheidsorganisatie. Dit omvat ook het verder (her)inrichten van onze processen en systemen, alsook het beschikken over een eigen portaal om goed aan te kunnen sluiten op de landelijke Woo-index die als verwijsindex fungeert voor gepubliceerde documenten.

In 2025 is het aantal passieve Woo-verzoeken fors toegenomen. Ook hebben we te maken gehad met zeer complexe en omvangrijke verzoeken. Daardoor is het helaas niet in alle gevallen gelukt om binnen de daarvoor gestelde termijnen besluiten te nemen. Om deze verzoeken zorgvuldig te kunnen behandelen, hebben we externe ondersteuning ingeschakeld. Daarnaast zijn we bezig met het uitbreiden van onze capaciteit om de toegenomen werkzaamheden in het kader van de Woo structureel op te vangen. Ook werken we aan het verbeteren van onze interne processen, zodat de behandeling van Woo-verzoeken in de toekomst efficiënter en soepeler kan verlopen. Door invulling te geven aan de actieve openbaarmakingsplicht, proberen we passieve openbaarmaking op verzoek zoveel mogelijk te voorkomen.

Juridische kwaliteit

We nemen organisatorische maatregelen, die erop zijn gericht dat de juridische kwaliteit van de geleverde producten en diensten voldoet aan de huidige regelgeving. We onderzoeken of we processen kunnen verbeteren. We sluiten aan bij ons cultuurtraject "Het werken volgens de bedoeling" en zetten waar mogelijk het instrument mediation in om bezwaar- en/of beroepsprocedures te voorkomen. Tot slot werken we doorlopend aan de juridische kwaliteit door opleidingen, trainingen en het bevorderen van informatie-uitwisseling tussen medewerkers.