Paragraaf Bedrijfsvoering

Deze paragraaf gaat over hoe we onze bedrijfsvoering hebben ingericht. Onze inspanningen om de dienstverlening aan inwoners en bedrijven te verbeteren, zijn beschreven in het Programma Algemeen Bestuur. In deze periode baseren we onze bedrijfsvoering op het beleidsakkoord 2022-2026: "We doen het samen!", met de nadruk op dienstverlening en digitalisering.

We werken in een complexe omgeving en tijd waarin veel verandert. Waarbij veel opgaven op ons afkomen. Onze organisatie moet veerkrachtig zijn om hierin mee te kunnen bewegen, zodat we ons op tijd kunnen aanpassen. Dit kan alleen als we in verbinding staan en samenwerken met elkaar en met onze omgeving.

De organisatieontwikkeling richt zich op integraal samenwerken, intern en extern. Hiervoor werken we aan een ontwikkelgerichte cultuur, gebaseerd op vakmanschap, vertrouwen en verbinding. In 2026 zetten we verdere stappen op het gebied van leiderschapsontwikkeling, team- en persoonlijke ontwikkeling en werkgeluk en vitaliteit. Hiermee kunnen we de veranderingen van de toekomst met elkaar positief tegemoet zien.

Leiderschap- en organisatieontwikkeling

In 2026 blijven we de ingeslagen weg volgen in ons leiderschapstraject op basis van een visie op leiderschap en inzetten en ontwikkelen van talenten en competenties. Om de veranderkracht in de organisatie te ondersteunen vanuit bovenstaand traject en focus aan te brengen op de toekomstige ontwikkelingen zetten wij in op specifieke capaciteit op dit HR gebied in de komende jaren.

Arbeidsmarkt - Werving & Selectie

In 2026 verbreden we onze arbeidscampagne 'Je carrière op z'n Best'.

Duurzame inzetbaarheid

Duurzame inzetbaarheid is een belangrijk onderdeel van onze HR strategie. Om medewerkers te werven en te behouden steken we in op goed werkgeverschap, vitaliteit en werkplezier van onze medewerkers. In 2026 blijven we structurele aandacht, ontwikkelingsmogelijkheden en hulpmiddelen voor de fysieke- en mentale gezondheid van onze medewerkers inzetten.

Managementinformatie

De resultaten en analyses van diverse (landelijke) onderzoeken waar we aan deelnamen, denk aan Waar staat je Gemeente en Vensters voor Bedrijfsvoering, gaven ons inzichten om verder te verdiepen op benodigde informatie om beter richting te kunnen geven aan de bedrijfsvoering van de gemeente ten behoeve van de dienstverlening. Ook is hiervoor de inrichting van het nieuwe personeelssysteem meer op gebaseerd.

Het Rijk stelde een aantal beleidsindicatoren verplicht. Beleidsindicatoren die betrekking hebben op een inhoudelijk programma zijn in het programma opgenomen. Deze beleidsindicatoren hebben een relatie tot de bedrijfsvoering en zijn opgenomen in onderstaande tabel:

De jaren 2023 en 2024 geven de werkelijke cijfers weer op basis van de jaarrekening uit de betreffende jaren. Het jaar 2025 en 2026 laten een raming zien op basis van de primitieve programmabegroting. De apparaatskosten per inwoner zijn in 2026 gestegen ten opzichte van de realisatie in 2024 en de primitieve begroting 2025. Dat komt doordat er in 2026 meer mensen in dienst zijn (formatie - toegestaan) dan in 2025 én omdat de kosten voor algemene ondersteuning (zoals ICT, huisvesting en administratie) zijn toegenomen. Die kosten stijgen sneller dan het aantal inwoners.

Externe inhuur wordt in de primitieve begroting niet geraamd, vandaar dat deze nihil is.

Best is “slimme volger” op het gebied van Informatisering & Automatisering

Betrouwbare en toegankelijke informatie en gegevens zijn cruciale elementen in de bedrijfsvoering van elke organisatie.

Het verzorgen van goede dienstverlening aan inwoners, ondernemers en partners, kan niet zonder gedegen informatievoorziening, gegevensbeveiliging en inzet van ICT. Naast mensen, tijd en geld zijn informatie, gegevens en ICT steeds belangrijkere strategische hulpmiddelen voor organisaties.

De ontwikkelingen op het gebied van ICT en digitalisering gaan zo snel en de impact daarvan wordt groter, dat ook gemeente Best in een steeds hoger tempo voor nieuwe vraagstukken en afwegingen komt te staan. Best hanteert de strategie om een slimme volger te zijn op het gebied van informatisering en digitalisering. Waar relevant, nemen we goede voorbeelden over en zoeken onze professionals de samenwerking op met andere (lokale) overheden en partners. Zo maken we gebruik van opgedane ervaringen van andere organisaties en geven daarmee op een efficiënte manier invulling aan nieuwe ontwikkelingen. Zo blijven we wendbaar en toekomstgericht, met het oog op de brede ontwikkelingen en regionale uitdagingen.

Met het oog op de voorgenomen fusie Best - Oirschot, zoeken we steeds nadrukkelijker de samenwerking op met Oirschot voor afstemming over ontwikkelingen en omvangrijke ICT thema's.

Digitale werkomgeving

Als het gaat om de digitale werkomgeving kiest de gemeente Best ervoor om zoveel mogelijk te standaardiseren. Dat wil zeggen:

• Aansluiten bij landelijke standaarden en de Digitale Agenda Gemeenten 2028
• Gebruik maken van standaard software in de cloud, tenzij maatwerk onvermijdelijk is.
• Faciliteren van het gebruik van mobiele devices (telefoons, tablets, laptop) en applicaties, die het plaats- en tijdonafhankelijk werken mogelijk maken
• Voldoen aan huidige en nieuwe wetgeving rondom veilig digitaal verkeer, opslag en archivering.
• Verhogen en op peil houden digitale vaardigheid en -bewustwording van de medewerkers
• Faciliteren en monitoren van de veilige inzet van AI (kunstmatige intelligentie) als handig hulpmiddel in het dagelijks werk

Programma “Digitaal werken”

Wij werken aan een integrale en toekomstbestendige digitale transformatie die de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering verbetert en de digitale weerbaarheid verhoogt. Dit draagt bij aan een veerkrachtige en wendbare organisatie die kan inspelen op continu veranderende eisen en verwachtingen vanuit de samenleving, wetgeving en eigen ambities. Hierbij staan onze eindgebruikers (inwoners, ondernemers, partners en medewerkers) centraal.

De snelle ontwikkelingen op het gebied van digitalisering en informatisering, samen met de diverse wetten en eisen rond informatie en veiligheid waar ook wij als gemeenten aan moeten voldoen, vragen om een bredere en integrale aanpak.

Dit is een grote opgave en daarom is opdracht gegeven voor het “Programma digitaal werken” met de volgende programma doelen:

• Toegankelijke en meer gebruikersgerichte digitale dienstverlening
• Goede, veilige en toekomstbestendige digitale infrastructuur
• Digitale transformatie van onze organisatie op orde brengen
• Digitaal vaardige en -bewuste medewerkers en bestuurders

Acties in 2026

Naast de reguliere werkzaamheden staan de volgende trajecten in 2026 op de agenda:

• Faciliteren datagedreven werken. Het belang van actuele en adequate stuurinformatie wordt steeds groter. Dit vraagt om verdere ontwikkeling op het gebied van het digitaal ontsluiten van informatie en het beschikbaar stellen van dashboards om beter te kunnen sturen.
• Verbeteren van duurzaamheid, transparantie en toegankelijkheid van gemeentelijke informatie voor medewerkers én inwoners.
• Doorontwikkeling digitale dienstverlening met het verder digitaliseren en optimaliseren van onze, producten, diensten én processen.
• Uitvoeren verbeterplan naar aanleiding van in 2024 uitgevoerde inspectie door het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe)
• Implementatie kwaliteitssysteem informatievoorziening en de verankering van het beheer binnen de organisatie
• Implementatie van het plan van aanpak “Veiligheid op de werkvloer” en de structurele integratie daarvan binnen de organisatie.
• Implementatie van de NIS2 en de Cyberbeveiligingswet

Als gemeente dragen wij een belangrijke verantwoordelijkheid voor het waarborgen van informatiebeveiliging en privacy.

Informatiebeveiliging omvat het vaststellen van de benodigde beveiligingsniveaus ten aanzien van vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit van informatie en informatiesystemen. Dit betreft tevens het implementeren, onderhouden en controleren van een samenhangend pakket aan bijbehorende maatregelen.

Continu werken aan de borging van informatiebeveiliging en privacy binnen onze organisatie is essentieel om blijvend te kunnen voldoen aan relevante wet- en regelgeving, waaronder de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO 2.0), Cyberbeveiligingswet (Cbw), de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), Wet BRP, Wet open overheid (Woo), Wet Suwi, Wet Eenmalige Gegevensuitvraag, Wet Politiegegevens (Wpg) en de Archiefwet.

Als gemeente streven wij voortdurend naar het verhogen van onze digitale weerbaarheid. Een effectieve implementatie van monitoring- en responsdiensten levert hieraan een substantiële bijdrage. Deze diensten verschaffen ons beter inzicht in de activiteiten binnen onze digitale infrastructuur.

Naast investeringen in digitale systemen investeren wij structureel in de kennis en expertise van onze medewerkers op het gebied van privacy en informatiedeling. Door middel van gerichte campagnes en voorlichtingssessies vergroten wij het bewustzijn omtrent risico’s en de manieren waarop deze kunnen worden beperkt.

Tevens zorgen wij ervoor dat processen veilig en privacygericht zijn ingericht (security & privacy by design) en dat verantwoordelijkheden duidelijk zijn toegewezen.

De mate van beveiliging wordt zowel intern als extern gemonitord door middel onder andere de Wet Politiegegevens (Wpg) en ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) audits. Met deze audits leggen wij verantwoording af aan de gemeenteraad en centrale toezichthouders, waaronder het Ministerie van Binnenlandse Zaken.

Herinrichting Bestwijzer

Zowel vanuit de gemeente als vanuit Bestwijzer bestaat al lange tijd de wens om de samenwerking tussen gemeente en organisaties van Bestwijzer te verbreden en te versterken. In 2025 onderzochten we de mogelijkheid om de gemeentelijke dienstverlening van de clusters Participatie, Wmo en Jeugd volledig samen met de huidige partners in Bestwijzer te huisvesten. Dit bleek haalbaar.

Na een positief besluit van het college (medio oktober 2025) worden de werkzaamheden voor de herinrichting opgepakt. De werkzaamheden worden naar verwachting medio 2026 afgerond.

Tijdelijke huisvesting gemeentekantoor

De keuze om niet langer te zoeken naar een tijdelijke huisvesting brengt met zich mee dat het gemeentehuis aan het Dorpsplein 2 op een aantal punten verbetering vraagt. Het betreft aanpassingen op het gebied van (brand)veiligheid en van gezondheid. Daarnaast wordt beoordeeld of met eenvoudige ingrepen de kantooromgeving op onderdelen anders kan worden ingericht. De verwachting is dat deze werkzaamheden volledig afgerond zijn in 2026.

Financiële kwaliteitszorg

Financiële kwaliteitszorg is het totaal van maatregelen dat er toe moet leiden dat de management accounting en financial accounting zijn gewaarborgd, en waar nodig worden verbeterd om in control te zijn. Voorbeelden hiervan zijn de tussentijdse rapportage en de jaarstukken. Management accounting op het niveau van het management is beschikbaar via 'Vensters voor bedrijfsvoering'. Bij financial accounting gaat het er om dat de externe verslaglegging voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Dit onderdeel van de financiële kwaliteitszorg heeft alles te maken met het begrip rechtmatigheid, dat hierna nog apart wordt toegelicht.

Onderzoeken naar rechtmatigheid [Gemeentewet artikel 212]

Om de financiële rechtmatigheid in de organisatie beheersbaar en aantoonbaar te maken, is een intern controlesysteem van proces- en dossieronderzoeken ingericht. De onderzoeken zijn afgestemd met de accountant en vormen het vooronderzoek voor de controles door de accountant.
In de risicovolle financiële processen zijn stappen ingericht om interne beheersmaatregelen tijdens het proces uit te voeren. De beheersmaatregelen bestaan onder andere uit systeemcontroles, 'vier ogen checks' en datavergelijking. Daarbij zijn vastleggingen van de controles noodzakelijk, zodat het rechtmatig handelen aantoonbaar en geborgd is.

Jaarlijks onderzoeken we:

• De meest risicovolle financiële processen (onder andere inkomensoverdrachten en uitkeringen, maatschappelijke ondersteuning, jeugdhulp)
• De onderzoeken naar collegebesluiten

Rechtmatigheidsverantwoording

Per 1 januari 2023 veranderde de wet op het gebied van rechtmatigheid. Op voorstel van de commissie Depla, in het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten' legt het college van burgemeester en wethouders met ingang van het verslagjaar 2023 in de jaarrekening verantwoording af aan de gemeenteraad over de rechtmatigheid. Dit in de vorm van een rechtmatigheidsverklaring. Voorheen lag deze taak bij de accountant.

Vanaf 2021 stellen wij al een rechtmatigheidsverklaring op. Zo verantwoorden we aan de raad in hoeverre we voldoen aan de financiële rechtmatigheidseisen in wet- en regelgeving. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de gemeenteraad en het college, over de financiële rechtmatigheid. Met als doel om de kaderstellende- en controlerende rol van de gemeenteraad op dit vlak te versterken.

Onderzoeken naar doeltreffendheid en doelmatigheid [Gemeentewet artikel 213a]

Wij laten onderzoeken uitvoeren naar doeltreffendheid en/of doelmatigheid zoals aangegeven in de Gemeentewet artikel 213a. De onderzoeken zijn gericht op de doeltreffendheid en/of doelmatigheid van de dienstverlening in de integrale keten van de bedrijfsorganisatie. Hierdoor wordt het gehele bedrijfsproces onderzocht en geoptimaliseerd en niet slechts een deel van het bedrijfsproces, bijvoorbeeld binnen een cluster/team. Dit laatste kan namelijk leiden tot ongewenste sub-optimalisaties.

De onderzoeken naar doeltreffendheid en/of doelmatigheid respectievelijk rechtmatigheid vormen een samenhangend geheel, zodat een integraal controleplan ontstaat. Dat houdt ook in dat we bewust zoeken naar het combineren van onderzoeken naar doelmatigheid en/of doeltreffendheid enerzijds en onderzoeken naar rechtmatigheid anderzijds. Beide vormen van onderzoek geven een impuls aan kwaliteitsverbeteringen.

Eén van de taken binnen het domein Bedrijfsvoering is het bevorderen en bewaken van de juridische kwaliteit van onze dienstverlening. Als gemeente willen we een betrouwbare overheid zijn voor onze inwoners, bedrijven en partners. Dat betekent dat we rechtmatig, rechtvaardig en behoorlijk handelen.

Om dit te waarborgen nemen we organisatorische maatregelen die erop gericht zijn dat onze producten en diensten voldoen aan geldende wet- en regelgeving. We onderzoeken steeds waar processen juridisch beter kunnen worden ingericht. Daarbij zetten we de inwoner centraal. Waar mogelijk zetten we het instrument (informele) mediation in om bezwaar- en beroepsprocedures te voorkomen en geschillen in een vroeg stadium op te lossen.

Daarnaast investeren we structureel in de deskundigheid van onze medewerkers. Dit doen we door middel van opleidingen, trainingen en het stimuleren van kennisdeling. Zo versterken we het juridisch bewustzijn binnen de organisatie en bevorderen we een lerende cultuur.

In 2025 heeft de Rekenkamer onderzoek gedaan naar de behandeling van klachten en bezwaren. De gemeenteraad heeft het college verzocht om de aanbevelingen uit dit onderzoek te vertalen naar de uitvoeringspraktijk. In 2026 zetten we deze vertaalslag voort en monitoren we de voortgang, zodat de behandeling van klachten en bezwaren transparanter, zorgvuldiger en effectiever wordt ingericht.